TÍTULO I. ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
El Código de Conducta (en adelante, el “Código”) recoge el catálogo de principios básicos de actuación y prácticas de conducta profesional que han de regir la actuación de todos los empleados de AHORRAMAS, S.A. (en adelante, “AHORRAMAS”).
1. Personas sujetas
El presente Código va dirigido y se aplica, sin excepción, a todos los que presten servicios para AHORRAMAS, con independencia de la posición que ocupen y la función que realicen, Y en particular a sus administradores, directivos y trabajadores.
Igualmente, el presente código va dirigido a representantes, mandatarios, agentes, mediadores, así como colaboradores externos, que actúen en interés y en nombre de AHORRAMAS.
Estas personas, que en adelante serán identificadas como SUJETOS AL CÓDIGO, deberán ajustar su conducta a los estándares establecidos en el presente código.
2. Obligación de conocer y cumplir el Código
Los Sujetos al Código tienen la obligación de conocer y cumplir el Código y de colaborar para facilitar su implantación en AHORRAMAS, incluyendo la comunicación de cualquier infracción que conozcan del mismo al Oficial de Cumplimiento según los procedimientos fijados.
3. Objetivos
El presente Código tiene como finalidad proporcionar a AHORRAMAS y a los sujetos al Código un instrumento fundamental que sirva como pilar de sus actuaciones y establezca los principios de conducta a observar tanto en el desarrollo profesional como en las relaciones de AHORRAMAS con sus empleados, clientes, administraciones públicas y la sociedad en general.
En este sentido, el Código promueve los más elevados estándares de conducta y ética para el crecimiento sostenible de AHORRAMAS, que encuentre sus raíces en los valores corporativos y en los principios fundamentales de transparencia, honradez e integridad profesional.
4. Alcance
Los principios de conducta contenidos en el presente Código establecen un catálogo de directrices de actuación que guían a los sujetos durante el desempeño de su actividad profesional, en base a la misión de AHORRAMAS, su estrategia corporativa y su compromiso tanto con los clientes como con terceros colaboradores, empresas del sector y la sociedad. Todo ello se entiende sin perjuicio de la observancia estricta de las leyes aplicables en cada una de las áreas y zonas geográficas en las que se opera, con especial énfasis en el cumplimiento de las normas de calidad y seguridad alimentaria.
Cualquier otra normativa existente interna de AHORRAMAS deberá estar en línea con los principios recogidos en el presente documento.
TÍTULO II. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
1. Misión
El objetivo de AHORRAMAS es ser el supermercado de referencia, orientado a obtener la satisfacción de nuestros clientes, con el mejor servicio prestado por los mejores profesionales
2. Visión
Crear valor en el comercio de proximidad, adaptándose a las necesidades de los clientes en cada momento, primando un producto fresco de calidad a un precio adecuado.
3. Valores
Los Sujetos al Código están obligados a actuar en sus relaciones profesionales conforme a los siguientes principios:
- Cercanía. Entendida como un profundo entendimiento del cliente, sus necesidades y deseos integrándose en su entorno y en su día a día.
- Respeto por el cliente, los empleados, proveedores y la Sociedad
- Profesionalidad. Compromiso con la formación continua de los empleados.
- Honestidad. Compromiso de AHORRAMAS fundamentado en los principios de lealtad y dignidad en el trabajo, de conformidad con los principios generales de la ética empresarial
- Variedad. Porque sabemos que no todos los gustos y necesidades son los mismos y creemos firmemente que la libre elección es clave para conseguir la máxima satisfacción en una experiencia de compra.
TÍTULO III. PRINCIPIOS GENERALES DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
Las pautas generales del Código de Conducta constituyen los pilares en los que se asienta la actividad de AHORRAMAS.
No se busca establecer un listado de obligaciones de comportamiento sino una guía de los estándares de conducta que la Sociedad espera, y exige, de las Personas sujetas al código.
Estos principios son objeto de un desarrollo específico para el ámbito de la prevención de riesgos penales en el Manual de Prevención de Riesgos Penales.
1. Igualdad de oportunidades y no discriminación
Constituye un principio básico en AHORRAMAS ofrecer las mismas oportunidades en el acceso al trabajo y en la promoción profesional, fomentando una cultura corporativa basada en el mérito. Los Sujetos al Código velarán por que no se produzcan en la entidad situaciones de discriminación por razón de raza, religión, edad, sexo, nacionalidad o cualquier otra condición personal o social prohibida por la ley, debiendo respetarse estrictamente que la selección esté basada en el mérito y potencial de los candidatos, que la promoción esté basada en la capacidad y la experiencia, que no exista discriminación en la selección de empleados con discapacidades psicofísicas y que se respete el principio de igualdad en cuanto a las cláusulas y condiciones de los contratos laborales.
En virtud de ello, AHORRAMAS se compromete a proporcionar las mismas oportunidades en el acceso al trabajo y la promoción profesional, procurando que la objetividad presida los procesos de selección, contratación y promoción profesional, promoviendo además la formación de sus empleados y propiciando la igualdad de oportunidades y el desarrollo de la carrera profesional.
Asimismo, AHORRAMAS, respetará el acceso de los trabajadores extranjeros, legalmente capacitados y autorizados para trabajar en España, en las mismas condiciones que los trabajadores nacionales, rechazando terminantemente las conductas discriminatorias por razón de nacionalidad.
2. Respeto a las personas en las relaciones profesionales
Los recursos humanos de AHORRAMAS constituyen un factor clave para el crecimiento y el éxito empresarial, de modo que AHORRAMAS, todos los Sujetos al Código y, especialmente, quienes desempeñen funciones de dirección, promoverán, unas relaciones basadas en el respeto por los demás y la colaboración recíproca, construyendo un clima de convivencia basado en la libertad de expresión, la seguridad, la salud e higiene en el trabajo, el respeto a la intimidad de las personas, etc.
Están prohibidas las conductas de acoso, abuso, intimidación, las faltas de respeto, la intromisión en la intimidad personal o familiar o cualquier tipo de agresión o atentado contra la dignidad o integridad en las relaciones profesionales dentro de AHORRAMAS.
En este sentido, AHORRAMAS propiciará un entorno de trabajo y cooperación, impulsando el esfuerzo formativo, el respeto a la normativa en materia de salud, seguridad e higiene en el trabajo, el reconocimiento de los logros personales y la gestión del talento.
3. Conciliación del trabajo y vida personal
AHORRAMAS asume el compromiso de facilitar la conciliación de la vida personal, familiar y laboral de los Sujetos al Código, en los términos recogidos en las Leyes aplicables.
En este sentido, AHORRAMAS fomenta un ambiente de trabajo compatible con el desarrollo personal, procurando la mejora permanente de las condiciones de trabajo y la evitación de situaciones de abuso o intimidación, falta de respeto o consideración, así como las de acoso en el entorno laboral y acoso sexual. Los Sujetos al Código deberán conocer y aplicar las políticas fijadas por AHORRAMAS para la prevención y persecución de las situaciones de acoso.
4. Derechos colectivos
Uno de los principios de AHORRAMAS es lograr la estabilidad laboral. Para ello, la relación con las organizaciones representativas de los trabajadores estará basada en el respeto mutuo en aras de promover un clima de diálogo y transparencia.
Los Sujetos al Código respetarán los derechos de sindicación, asociación y de negociación colectiva reconocidos internacionalmente, así como las actividades que se lleven a cabo por las organizaciones representativas de los trabajadores en el marco de las funciones y competencias que tengan legalmente atribuidas.
5. Prevención de riesgos laborales, seguridad y salud de los empleados
Los Sujetos al Código respetarán en todo momento las medidas preventivas aplicables en materia de seguridad y salud laboral. A tal fin, tienen la obligación de emplear los recursos que AHORRAMAS ponga a su disposición en materia de seguridad y prevención de riesgos laborales y, en su caso, asegurarse que los miembros de sus equipos realizan sus actividades en condiciones de seguridad.
6. Seguridad alimentaria y calidad en los productos ofertados
AHORRAMAS proporciona alimentos de máxima calidad, los cuales pasan controles y cumplen con las normas sanitaras al efecto. AHORRAMAS trabaja con proveedores de reconocido prestigio que cuentan con las más altas calificaciones en materia de excelencia.
En este sentido, AHORRAMAS ofrece productos de alta calidad alimentaria, respetando la normativa en cuando a seguridad, conservación de los alimentos y caducidad de los productos se refiere, llevando a cabo un control exhaustivo de todos los procesos en materia de seguridad y salud alimentaria.
7. Protección del medio ambiente
AHORRAMAS desarrolla su actividad según los principios y criterios de sostenibilidad y protección del medioambiente legalmente establecidos, buscando la adecuada gestión de sus recursos
8. Cumplimiento de la normativa y comportamiento ético
Todos los Sujetos al Código actuarán en todo momento con estricta observancia de la legalidad vigente, así como de los procedimientos internos de AHORRAMAS aplicables a su actividad.
Cuando las normas o procedimientos internos impongan obligaciones más rigurosas que las recogidas en este Código, serán de aplicación preferente a las aquí previstas.
Los Sujetos al Código desarrollarán una conducta profesional recta, imparcial, honesta y se abstendrán de participar en actividades ilegales o inmorales, aun cuando lo fuera con la finalidad de atraer negocio a AHORRAMAS. En consecuencia, deberán desempeñar su trabajo con honradez, diligencia y responsabilidad, informando a la empresa, a través de los cauces jerárquicos correspondientes, de cualquier conducta contraria a la legalidad, los derechos humanos o los valores éticos promulgados por este Código.
Queda prohibida la aceptación de cualquier tipo de ingreso, comisión o ventaja, a título personal, que tenga su origen en operaciones realizadas en nombre o a través de cualquiera de los servicios prestados por AHORRAMAS, así como utilizar el trabajo y posición de éste en beneficio propio.
Todos los Sujetos al Código que resulten investigados o acusados en un procedimiento judicial penal o a los que se habrá expediente administrativo como consecuencia de su actividad profesional deberán informar, tan pronto como sea posible, al Oficial de Cumplimiento.
9. Exclusividad y no concurrencia
Los Sujetos al Código, si prestan servicios profesionales a otras entidades o empresas ajenas a AHORRAMAS (retribuidos o no, cualquiera que sea la relación en la que se basen, cuyo objeto social coincida con la de AHORRAMAS o supongan una merma en la eficacia esperada en el desempeño de las funciones propias derivadas de su actividad en AHORRAMAS) deberán comunicarlo, de forma previa y expresa, al Oficial de Cumplimiento quien, en caso de que la actividad plantee alguna incompatibilidad, lo pondrá en conocimiento del Sujeto al Código.
Se establece como excepción la prestación de servicios profesionales o el desempeño de actividades de administración consistentes en la gestión y administración del patrimonio personal o familiar.
10. Profesionalidad y responsabilidad
Los Sujetos al Código emplearán su capacidad técnica y profesional y la diligencia adecuada en el desempeño de su actividad en AHORRAMAS. En particular:
- Se responsabilizarán de alcanzar la capacitación técnica y profesional necesaria para el desarrollo de su actividad.
- Respetarán los estándares de calidad requeridos por los productos y/o servicios que se presten a los consumidores.
- Respetarán los procedimientos internos existentes en AHORRAMAS.
- Cumplirán con las normas y medidas establecidas en materia de seguridad e higiene, con el objetivo de prevenir los riesgos laborales.
- Cuidarán los activos de AHORRAMAS a los que tengan acceso, utilizándolos en la medida que sea necesario para el ejercicio de sus funciones y absteniéndose de cualquier disposición o gravamen sin la autorización pertinente.
- Realizarán un uso correcto y apropiado de los medios puestos a su disposición por AHORRAMAS (correo electrónico, acceso a Internet, teléfono móvil corporativo, etc.).
- No utilizarán la imagen, nombre, marca o logo de AHORRAMAS fuera del ámbito del desarrollo de su actividad profesional en el mismo.
11. Obligación de actuar en interés de AHORRAMAS
Los Sujetos al Código actuarán siempre en el ejercicio de sus funciones de manera que sus intereses particulares, los intereses de sus familiares o de otras personas vinculadas a ellos, no primen sobre los de AHORRAMAS y se abstendrán de utilizar en provecho propio oportunidades de negocio que sean de interés para AHORRAMAS.
Esta pauta de conducta se aplicará tanto en las relaciones de los Sujetos al Código con AHORRAMAS, como en las que mantengan con los clientes del mismo, los proveedores o cualquier otro tercero.
TÍTULO IV. PAUTAS DE CONDUCTA PARA SITUACIONES CONCRETAS
1. Corrupción pública y privada
AHORRAMAS rehúye cualquier forma de corrupción, soborno o extorsión, de carácter público o privado, evitando el uso de prácticas no éticas o susceptibles de influir en la voluntad de personas ajenas a la organización con el fin de obtener algún beneficio, ventaja o contraprestación.
En este contexto, AHORRAMAS prestará especial atención a:
- Garantizar la adecuada contabilización de todos los pagos y transacciones en la contabilidad mercantil.
- Establecer una adecuada segregación de funciones en todos los niveles jerárquicos de AHORRAMAS.
- Evitar la ambigüedad y la falta de transparencia en la comunicación de información tanto interna como externa, procurando reflejar fielmente la realidad económica, financiera y patrimonial de AHORRAMAS.
En el supuesto en que AHORRAMAS contrate con agentes, intermediarios o asesores para llevar a cabo transacciones o contratos en los que intervenga una Administración pública, un organismo público o una empresa pública, tanto de nacionalidad española como extranjera, se adoptarán las siguientes medidas:
- Siempre que sea posible se utilizarán como agentes, intermediarios o asesores entidades de conocido prestigio en el mercado o sector de que se trate.
- Se adoptará la diligencia debida en la selección de las personas intervinientes y sus colaboradores, para asegurarse que son dignos de confianza y no realizan actividades que puedan implicar riesgos, perjuicios económicos o comprometer la reputación y la buena imagen de AHORRAMAS.
- Se informará al agente, intermediario o asesor al que finalmente se contrate de las prohibiciones que se establecen en este apartado, y se incluirán dichas prohibiciones expresamente en el contrato que se firme. Como parte del citado contrato, se adjuntará una declaración del agente o intermediario en que manifiesten conocer las citadas prohibiciones y se comprometan frente a AHORRAMAS a su estricto cumplimiento.
En general, se adoptará una especial precaución en aquellos supuestos en que la retribución del agente, intermediario o asesor esté vinculada al éxito de la transacción o contrato.
2. Regalos y comisiones
Ningún empleado podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar, directa o indirectamente, regalos, agasajos, favores, compensaciones, etc., en metálico o en especie, cualquiera que sea su naturaleza. A todos los efectos las participaciones en cualquier tipo de sorteo y las invitaciones de terceros a participar en actividades de ocio tendrán la consideración de regalos.
Excepcionalmente se podrán aceptar objetos de escritorio o merchandising de escaso valor, previa comunicación al Director de Departamento o superior jerárquico.
Cualquier regalo, dádiva o compensación recibida que contravenga esta norma, se entregará al Oficial de Cumplimiento quien lo pondrá a disposición de la empresa.
3. Actividades políticas o asociativas
La vinculación, pertenencia o colaboración con partidos políticos o con otro tipo de entidades, instituciones o asociaciones con fines públicos o que excedan de los propios de AHORRAMAS, así como las contribuciones o servicios a los mismos, deberán hacerse de manera que quede claro que se realizan a título exclusivamente personal y se evite cualquier involucración de AHORRAMAS.
Los Sujetos al Código que quieran aceptar cualquier cargo público deberán ponerlo en conocimiento de Oficial de Cumplimiento.
AHORRAMAS no participa en partidos ni procesos políticos del ámbito territorial en el que desarrolla su actividad, no realizando donaciones ni contribuciones, directas o indirectas, a partidos, organizaciones o comités de índole política o sindical, ni a sus representantes ni candidatos, con excepción de las exigidas por Ley y de la participación que puedan realizar los Sujetos al Código que no interfiera en el adecuado desempeño de su actividad profesional fuera del horario laboral y de las instalaciones de AHORRAMAS, de modo que no pueda ser atribuida a la empresa.
4. Conflictos de interés
Ninguna persona o entidad que tenga relación con un trabajador de AHORRAMAS, podrá beneficiarse, directa o indirectamente, de la posición de este para obtener condiciones ventajosas de proveedores de AHORRAMAS. Además ningún empleado podrá beneficiarse personalmente de manera indebida.
Los conflictos de interés se producirán en aquellos casos en que los intereses personales de los sujetos al Código, de forma directa o indirecta, sean contrarios o colisionen con los intereses de AHORRAMAS o de cualquier otro modo interfieran en el cumplimiento de los deberes profesionales. Los Sujetos al Código se abstendrán de participar (ya en la toma de decisiones, ya en funciones de representación de AHORRAMAS) en transacciones de cualquier tipo en las que concurra algún interés propio o de alguna persona vinculada.
Se deberá evitar toda situación que pueda representar conflictos entre las responsabilidades de un Sujeto al Código y sus intereses personales.
En tal caso, los Sujetos al Código deberán abstenerse de representarlo, intervenir o influir en la toma de decisiones en las cuales, directa o indirectamente, ellos mismos o un tercero cercano a ellos, tuvieran un interés personal.
No podrán, por tanto, valerse de su posición en la sociedad para obtener ventajas patrimoniales o personales ni oportunidades de negocio propias bajo ninguna circunstancia, si bien es cierto que AHORRAMAS respetará toda aquella participación de los empleados en otras actividades financieras o empresariales que cumplan la legalidad y no entren en concurrencia desleal o colisión con las funciones y deberes de personal de AHORRAMAS.
Todos los empleados deberán poner en conocimiento de AHORRAMAS, del Oficial de Cumplimiento, en el momento de su contratación y/o durante el ejercicio de sus funciones, cualquier situación que pudiera suponer un conflicto entre su propio interés y el de AHORRAMAS.
Tal y como se recoge anteriormente, los Sujetos al Código deberán comunicar al Oficial de Cumplimiento, cualquier prestación de servicios profesionales a cualquier entidad cuyo objeto social coincida con el de AHORRAMAS o suponga una merma en la eficacia esperada en el desempeño de las funciones propias derivadas de su actividad en AHORRAMAS.
5. Cobros y pagos en efectivo
Los sujetos al Código no podrán realizar ningún tipo de cobro en efectivo en el desarrollo de sus actividades profesionales. En este sentido, se establece la prohibición, con carácter general, de realizar cobros y/o pagos en efectivo, sin perjuicio de los cobros que por razón de su actividad deban hacer aquellos empleados que prestan servicios en supermercados o puntos de atención a clientes.
Tampoco se podrá realizar ningún pago en efectivo, más allá de aquellos de escasa trascendencia tales como tasas administrativas u otros pagos de escaso importe.
En caso de que los pagos sean relevantes, y siempre que sean inferiores a los límites legalmente establecidos, se deberá recabar la aprobación del Director del Departamento o superior jerárquico de forma escrita, el cual, autorizará o denegará tal transacción. Para poder autorizarla deberá, además ponerlo en conocimiento de la Dirección Financiera, quien a su vez deberá aprobar el pago.
6. Políticas contables, tributarias y gestión de recursos públicos
La información financiera se elaborará con fiabilidad, de conformidad con la normativa aplicable. Para ello los empleados que participen en la elaboración contable, en cualquiera de sus diferentes etapas tendrán que cumplir las siguientes pautas en relación a la información contable:
- Realizarán su labor de acuerdo con las normas de control interno establecidas al efecto, con el objetivo de que se asegure el reflejo de la totalidad de las transacciones y de los activos y pasivos de la entidad en sus registros de contabilidad, que éstos efectivamente existen y que se han registrado en el momento adecuado, todo ello con el objetivo último de que las cuentas anuales estén libres de errores u omisiones significativos.
- Los empleados que tienen acceso a los registros de contabilidad tienen prohibido distorsionar los registros para obtener algún beneficio personal.
- Toda la información generada en los registros financieros es confidencial y sólo se puede entregar a los usuarios debidamente autorizados.
Los consejeros, directivos y empleados deben tomar las medidas necesarias para proteger la información confidencial a la que tengan acceso, con el fin de evitar que la misma sea del conocimiento de personas no autorizadas para ello.
Finalmente, los Sujetos al Código evitarán toda conducta orientada a la defraudación de cantidades debidas a la Administración Tributaria, la Seguridad Social o cualquier otro organismo público, así como la obtención de cualquier tipo de ventaja, beneficios fiscales, sociales o subvención de manera fraudulenta.
En este sentido, toda la documentación que los Sujetos al Código entreguen como justificación de subvenciones solicitadas será estrictamente veraz. Asimismo, el uso y destino de la subvención se ajustará exclusivamente a los fines para los que fue concedida.
7. Deber de Confidencialidad
Los Sujetos al Código deben guardar secreto profesional respecto de cuantos datos o información no públicos conozcan como consecuencia del ejercicio de su actividad profesional, ya procedan o se refieran a clientes, a AHORRAMAS, a otros Sujetos al Código o a cualquier otro tercero. En consecuencia, y sin perjuicio de la anterior regla general:
- Deberán utilizar dichos datos o información exclusivamente para el desempeño de su actividad profesional en AHORRAMAS, no podrán facilitarla más que a aquellos otros profesionales que necesiten conocerla para la misma finalidad y se abstendrán de usarla en beneficio propio.
- La información relativa a otros empleados, consejeros y directivos, incluida, en su caso, la información relativa a remuneraciones o la relativa a los datos médicos, será tratada con especial cuidado.
- Los Sujetos al Código sólo deberán acceder a aquellos medios e información necesaria para la realización de sus funciones.
- Cualquier acuerdo alcanzado entre AHORRAMAS y los Sujetos al Código deberá tratarse de manera confidencial.
- Las invitaciones a participar en eventos externos (cursos, convenciones, etc.) en nombre de la empresa, aun cuando sean sin coste alguno, deberán comunicarse al Director del Departamento o superior jerárquico quien deberá autorizar expresamente la participación en los mismos.
Ningún Sujeto al Código podrá utilizar información o documentación de terceros de forma ilícita, u obtenida como consecuencia de haber prestado sus servicios anteriormente en otra entidad. Queda prohibida por tanto la utilización de información o documentación de su empresa previa, rechazando AHORRAMAS la incorporación de dichos materiales.
Por otra parte los Sujetos al Código deberán adoptar las medidas razonables que sean necesarias para salvaguardar y proteger la información a la que tenga acceso.
Los Sujetos al Código se comprometen a no hacer duplicados de la información obtenida y a no guardarla en medios que no sean propiedad de la empresa, excepto los expresamente autorizados.
El cumplimiento de las obligaciones antedichas se extenderá incluso una vez finalizada la relación con AHORRAMAS y comprenderá asimismo la obligación de devolver cualquier material relacionado con AHORRAMAS.
8. Protección de la intimidad personal y familiar
Los Sujetos al Código están obligados a respetar la intimidad personal de todas las personas a cuyos datos tengan acceso por razón del desempeño de su actividad dentro de AHORRAMAS. Dicho respeto deberá abarcar aquellos datos personales, económicos, médicos o de cualquier otra índole, que de alguna forma puedan afectar a la esfera íntima y personal de su titular.
Los datos de carácter personal serán tratados de forma especialmente restrictiva, de manera que:
- Únicamente se recabarán los datos que sean estrictamente necesarios.
- La captación, tratamiento informático y utilización se realizarán de forma que se garantice su seguridad, veracidad y exactitud, el derecho a la intimidad de las personas y el cumplimiento de las obligaciones que resultan de la normativa tanto interna como externa aplicable.
- Dichos datos e informaciones deberán utilizarse exclusivamente para el desempeño de su actividad profesional en AHORRMAS, no pudiendo facilitarla más que a aquellos otros profesionales que necesiten conocerla por la misma finalidad, absteniéndose en todo caso de usarla en beneficio propio.
- Solo los Sujetos al Código autorizados para ello por sus funciones tendrán acceso a dichos datos en la medida en que resulte necesario para el ejercicio de las mismas
9. Publicidad engañosa
AHORRAMAS prohíbe a todos los Sujetos al Código la realización, proposición o estimulación de prácticas consideradas como publicidad engañosa. Se entenderá como publicidad engañosa toda práctica comercial que cumpla una de las siguientes condiciones:
- Contenga información falsa y por tal motivo carezca de veracidad.
- En la forma que sea, incluida su presentación general, pueda llevar a error al destinatario de la misma, aun cuando la información sea correcta.
- Le haga o pueda hacerle tomar una decisión sobre una transacción que de otro modo no hubiera tomado.
10. Derechos de propiedad intelectual e industrial de AHORRAMAS
Los Sujetos al Código respetarán la propiedad intelectual y el derecho de uso que corresponde a AHORRAMAS en relación con los programas y sistemas informáticos, equipos, manuales y videos, conocimientos, procesos, tecnología, “know-how” y, en general, demás obras y trabajos desarrollados o creados en AHORRAMAS.
No utilizarán la imagen, nombre, marcas o logo de AHORRAMAS sino para el adecuado desarrollo de su actividad profesional en el mismo.
Los Sujetos al Código respetarán asimismo los derechos de propiedad intelectual e industrial que ostenten terceras personas ajenas a AHORRAMAS. En particular, la utilización en AHORRAMAS de cualquier contenido perteneciente a terceros requerirá la obtención de la previa autorización de los mismos.
11. Normas de utilización de los activos de AHORRAMAS
Los bienes y servicios que AHORRAMAS facilita al trabajador para la correcta prestación de sus servicios, son propiedad de AHORRAMAS y, salvo autorización expresa, deben utilizarse exclusivamente para fines profesionales.
Para la realización de las funciones propias del cargo del empleado se deberán utilizar tan sólo los medios expresamente autorizados por la empresa. Se debe cuidar el mantenimiento, la correcta utilización y la integridad de los activos de AHORRAMAS. Está prohibido utilizar las instalaciones de AHORRAMAS para fines personales o para cualquier tipo de actividad ilícita. Los empleados procurarán un uso eficiente de los bienes y servicios de AHORRAMAS y no utilizarán en beneficio propio bienes o servicios de AHORRAMAS.
A tal fin, respetarán las siguientes normas en su utilización:
- Protegerán y cuidarán los activos de los que dispongan o a los que tengan acceso cumpliendo, en su caso, los procedimientos de control interno establecidos por AHORRAMAS.
- Utilizarán los activos de que dispongan por razón de sus funciones profesionales de forma adecuada a la finalidad para cuyo ejercicio han sido entregados.
- No realizarán ningún acto de disposición o gravamen sobre los mismos sin la oportuna autorización.
- Cuidarán que la realización de gastos se ajuste estrictamente a las necesidades de su actividad profesional.
- No realizarán ningún acto de transmisión, cesión, ocultación, etc. de cualquier activo titularidad de AHORRAMAS para eludir el cumplimiento de sus responsabilidades frente a acreedores.
Se prohíbe, por último, la retirada, eliminación o destrucción de efectos de valor de AHORRAMAS, salvo por los responsables encargados de ello específicamente, procurando tanto la salvaguarda de los activos y herramientas como la protección ante usos no autorizados, robo o utilización con fines ilegales o fraudulentos.
12. Seguridad informática, uso de datos y sistemas de información
Los Sujetos al Código cumplirán estrictamente las normas que se establezcan por AHORRAMAS en cada momento en materia de seguridad informática y en particular las políticas, procedimientos y estructuras organizativas que se aprueben.
No está permitido que los empleados instalen programas, aplicaciones, periféricos, etc. en los sistemas de información de AHORRAMAS. Todas las instalaciones las deberá realizar el personal del Departamento de Informática Central o Tiendas.
En ningún caso se podrá instalar, descargar o acceder a contenido ilegal, que vaya contra las normas establecidas por AHORRAMAS o que pueda perjudicar a su reputación.
Únicamente el personal autorizado a tal efecto podrá acceder a los sistemas informáticos, debiendo instalarse únicamente aquellas aplicaciones o software verificado y autorizado por el Departamento de Informática Central o Tiendas de AHORRAMAS, evitando el uso o distribución de aplicaciones informáticas capaces de afectar a la seguridad de los sistemas o a los datos contenidos en ellos y de permitir la entrada de virus informáticos.
En caso de ausencia o de cese de la relación laboral, AHORRAMAS podrá anular el acceso del empleado a los sistemas informáticos de la misma. La información almacenada o registrada por el empleado en servidores, medios o sistemas de la empresa, podrá ser objeto de acceso justificado por AHORRAMAS.
Las contraseñas para la utilización de programas, medios e instalaciones propiedad de la empresa, son personales y no deben ser compartidas con otras personas.
La creación, o participación en redes sociales, foros o «blogs» en Internet y las opiniones o manifestaciones que se realicen en los mismos, se efectuarán de manera que quede claro su carácter personal, evitando cualquier referencia a AHORRAMAS o a la pertenencia del usuario al mismo.
Asimismo, la utilización de las herramientas de correo electrónico e internet será la adecuada de acuerdo con el puesto y las funciones asociadas a cada miembro del personal.
13. Protección al medio ambiente y los recursos materiales
AHORRAMAS respeta la legislación y normativa vigentes en materia de medioambiente y prevención de la contaminación. En este marco, el personal actuará de acuerdo con criterios de respeto al medio ambiente, adoptando hábitos y conductas sostenibles, favoreciendo el desarrollo y difusión de tecnologías respetuosas con el entorno y sistemas de gestión integrales en materia de medio ambiente.
En concreto, a través de las siguientes acciones:
- Respetar el medio ambiente, haciendo un uso racional de los recursos naturales.
- Fomentar el uso sostenible de materias primas y recursos energéticos.
- Cumplir con la legislación vigente en materia de medio ambiente y, en su caso, con los compromisos voluntariamente aceptados.
- Colaborar con las Administraciones y Organismos competentes.
14. Gestión de inmuebles
Los Sujetos al Código que desarrollen funciones, tengan responsabilidades u ostenten facultades en AHORRAMAS para la gestión de inmuebles no pueden iniciar ninguna obra de construcción, demolición, remodelación, etc., sin haber obtenido previamente las licencias y autorizaciones correspondientes.
Por las razones expuestas, AHORRAMAS deberá cerciorarse de que las obras de edificación o urbanización que puedan promoverse, como por ejemplo, la construcción de establecimientos, tiendas o centros logísticos, cuentan con las licencias oportunas y se ajustan a la normativa en materia de urbanismo, tanto de carácter local o municipal como provincial, autonómica o estatal. Se evitarán en todo caso aquellas obras que tengan carácter de intervención total en edificaciones catalogadas o que dispongan de algún tipo de protección de carácter ambiental o histórico-artístico.
15. Entorno de trabajo, seguridad y prevención de riesgos laborales
La protección de la salud, respeto e igualdad de oportunidades deberán constituir los pilares básicos del entorno de trabajo de los Sujetos al Código, comprometiéndose a colaborar en el mantenimiento de lugares de trabajo limpio y ordenados, cumpliendo las exigencias mínimas legales en materia de seguridad, salud y prevención de riesgos laborales y proporcionando la información, instrumentos, herramientas y equipos de protección necesarios a todos los empleados de AHORRAMAS sin excepción.
Al hilo de lo expuesto, los empleados deberán igualmente asegurarse de que observan las medidas de seguridad e higiene en el trabajo y las instrucciones proporcionadas por AHORRAMAS, respetando las medidas preventivas aplicables y desempeñando sus funciones en condiciones de salubridad, higiene y seguridad.
Por otro lado, el entorno de trabajo debe ser fruto de la colaboración entre los miembros de AHORRAMAS, a través de la puesta a disposición de los compañeros y, en último término, de AHORRAMAS, los conocimientos, habilidades y recursos para contribuir a la satisfacción de los objetivos e intereses de aquél. El personal se encuentra así obligado a cumplir con las políticas de AHORRAMAS en relación con sus compañeros, subordinados, proveedores y clientes en un contexto de profesionalidad y respeto mutuo.
La política en prevención de riesgos se orientará siempre al cumplimiento de los siguientes objetivos:
- Evitar, en la medida de lo posible, los riesgos laborales de todos los empleados.
- Evaluar los riesgos laborales y mantener siempre medidas preventivas adecuadas.
- Combatir, en la medida de lo posible, los riesgos laborales en su origen.
- Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.
- Informar y formar a los trabajadores y exigir el cumplimiento de las medidas preventivas.
16. Seguridad alimentaria
AHORRAMAS tiene implantado como uno de sus principales valores la calidad de los productos que ofrece.
En este sentido, se compromete a ofrecer productos de alta calidad alimentaria, respetando la normativa en cuando a seguridad y conservación de los alimentos se refiere, llevando a cabo un control de todos los procesos en materia de seguridad y salud alimentaria. Los Sujetos del Código se comprometen a cumplir los mencionados estándares, en especial los referentes a normas de manipulación, calidad y etiquetado.
En este sentido, AHORRAMAS tiene implantadas las pautas y políticas necesarias para ofrecer a sus clientes productos frescos y de calidad.
17. Uso de tarjetas corporativas, tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago
Directivos, administradores y empleados de AHORRAMAS deberán observar la diligencia debida a la hora de utilizar las tarjetas corporativas proporcionadas por AHORRAMAS, haciendo un uso razonable y coherente de las mismas y justificando suficientemente y en todo caso los gastos desembolsados. Asimismo, evitarán gastos innecesarios, superfluos o aquellos no inherentes a la actividad profesional a desarrollar.
Todo el personal de AHORRAMÁS está obligado a velar por la seguridad de los medios de pago a los que pueda tener acceso en el ejercicio de sus funciones, en especial a los medios de pago utilizados en los establecimientos comerciales de cualquier tipo explotadas bajo cualquier enseña de AHORRAMAS.
Se asume el compromiso de controlar y vigilar la correcta utilización de los instrumentos de pago en el seno de la organización, persiguiendo aquellas conductas de alteración, copia, distribución, reproducción o cualesquiera otros actos de falsificación de tarjetas de crédito/débito o cheques de viaje, como podría ser el caso de clonación de tarjetas o la alteración de los datos contenidos en la banda magnética de una tarjeta auténtica, a través de la incorporación a dicha banda magnética de los datos de un determinado cliente, por ejemplo, obtenidos fraudulentamente.
De igual modo, se deberán controlar y, en su caso, penalizar, aquellas conductas en las que un miembro de AHORRAMAS, sin haber intervenido en la falsificación, usare en perjuicio de otro y a sabiendas de la falsedad, tarjetas de crédito o débito o cheques de viaje falsificados, previo apoderamiento de la tarjeta del titular o mediante la utilización de una tarjeta falsificada.
18. Respeto de derechos fundamentales y libertades públicas
AHORRAMAS no contribuirá en el seno de su actividad a la vulneración de los derechos humanos fundamentales ni las libertades públicas, debiendo tomar conciencia de la relevancia del respeto a los mismos y la evitación de aquellas conductas que puedan conculcar aquellos derechos. AHORRAMAS actuará en todo caso con transparencia y responsabilidad, comunicando al Oficial de Cumplimiento aquellos casos que denotaran abuso o complicidad en la vulneración de los citados derechos.
TÍTULO V. RELACIONES EXTERNAS
1. Relaciones con proveedores
La relación con proveedores se configura como un elemento clave en la consecución de los objetivos de AHORRAMAS, de tal forma que, en todo caso, deberá promoverse la relación ética y lícita y de respeto con proveedores de bienes y servicios Cualquier contratación tendrá que efectuarse conforme a los procedimientos internos en materia de compras y gastos establecidos al efecto por AHORRAMAS.
El personal mantendrá con sus proveedores de bienes y servicios una relación basada en principios lícitos y éticos y en el respeto a los mismos, con la obligación de actuar con imparcialidad y objetividad aplicando criterios de calidad y coste y evitando la colisión de sus intereses personales con los de AHORRAMAS.
Cualquier información comercial obtenida en el ejercicio de las funciones en AHORRAMAS, no podrá ser difundida sin la autorización expresa de la compañía.
Los empleados no podrán aprovecharse de su posición para solicitar a cualquier tipo de proveedores de mercancías o servicios, que les ofrezcan un trato personal preferente en precios o condiciones.
Los Sujetos al Código que desarrollen funciones u ostenten facultades en AHORRAMAS para la adquisición de bienes, la contratación de servicios y la negociación con proveedores, han de actuar de acuerdo con lo que se establezca en dichos procedimientos internos de compras y gastos.
Los Sujetos al Código y, muy especialmente, aquellos con intervención en decisiones sobre la contratación de suministros o servicios, evitarán cualquier clase de interferencia que pueda afectar a su imparcialidad u objetividad.
Al hilo de lo expuesto, conviene establecer un catálogo de pautas de actuación que deberán observar todos los Sujetos al Código, a saber:
- AHORRAMAS promoverá y difundirá las obligaciones contenidas en el presente Código entre sus proveedores y empresas colaboradoras.
- Todos los proveedores serán tratados con equidad, imparcialidad, igualdad y lealtad.
- La selección de proveedores se efectuará en base a criterios objetivos, tales como la eficiencia técnica y profesional o la experiencia contrastada en el sector, seleccionándose finalmente aquellos proveedores cuyas prácticas empresariales cumplan con la normativa vigente, los estándares mínimos de calidad, el respeto a la dignidad humana y no entrañen un riesgo para la actividad o reputación social de AHORRAMAS.
- Siempre que sea posible se evitarán relaciones de exclusividad con un proveedor y las relaciones deberán estar presididas por los principios de integridad, profesionalidad y transparencia.
- Los empleados de AHORRAMAS deberán asimismo colaborar con los proveedores para que el ofrecimiento de productos y servicios cubran los niveles de calidad exigidos y que satisfagan las necesidades de los clientes, evitando además la colisión de sus intereses personales con AHORRAMAS
AHORRAMAS trabaja con aquellos proveedores que pueden satisfacer las normas internas de AHORRAMAS en materia de calidad y seguridad de los alimentos. Por ello, a todos los proveedores se les requiere prácticas responsables para asegurar el suministro de acuerdo con estándares de calidad y seguridad de los alimentos, además de exigirles el cumplimiento de la Ley y las regulaciones en la materia.
2. Relaciones con clientes
Todos los esfuerzos de AHORRMAS van dirigidos a prestar un mejor servicio a sus clientes. Esto implica una adaptación permanente de surtidos, familias y lineales, introduciendo nuevas referencias, siempre bajo los máximos parámetros de calidad.
AHORRAMAS procura que sus supermercados satisfagan las necesidades de consumo de sus clientes de forma eficaz, ágil y cómoda, ofreciendo productos y servicios de calidad, confiables y a un precio ajustado.
AHORRAMAS y los Sujetos al Código controlarán y se asegurarán de que todos los productos que distribuyen cumplen los estándares de seguridad y calidad, manifestando cualquier caso en que se detecte riesgo para la salud y tomando todas las medidas necesarias para resolverlo.
Los Sujetos al Código procurarán atender y tratar a los clientes de una forma respetuosa y cordial.
AHORRAMAS compite en el mercado basándose en los méritos de sus productos. Las actividades de marketing y ventas se fundan en la superior calidad de los productos que la empresa tiene que ofrecer.
Los datos de cualquier tipo obtenidos de los clientes deberán tratarse siempre de forma confidencial.
3. Relaciones con Administraciones Públicas y autoridades
Las relaciones que establezca AHORRAMAS con cualesquier organismo público u oficial o sus representantes deberán estar presididas por el principio de respeto institucional, colaboración, licitud y ética, cumpliendo en consecuencia las resoluciones dimanantes de las mismas.
Los actos de soborno estarán expresamente prohibidos, incluyendo el ofrecimiento o promesa, directa o indirecta, de cualquier tipo de ventaja impropia, cualquier instrumento para su encubrimiento así como el tráfico de influencias.
En las relaciones con Instituciones Públicas, deberán intervenir aquellos empleados autorizados al respecto y ningún miembro de AHORRAMAS podrá ofrecer, conceder, solicitar o aceptar, directa o indirectamente regalos o dádivas, favores o compensaciones, en metálico o en especie, cualquiera que sea su naturaleza, a o de cualesquiera autoridades, funcionarios o partidos políticos, cuando de cualquier manera pudiera vincularse tal acción con la adopción de decisiones relativas a AHORRAMAS por las administraciones o instituciones de que se trate.
Aquellos sujetos que participen en procedimientos de naturaleza pública de concurso, licitación o adjudicación de contratos deberán abstenerse de influir o alterar o tratar de influir o alterar el curso ordinario de dichos procesos, en vistas de la obtención de un resultado favorable o de unas condiciones más beneficiosas para el futuro adjudicatario o con objeto de modificar sustancialmente los requisitos, condiciones y criterios de la licitación o adjudicación del contrato en cuestión.
Adicionalmente, las comunicaciones de índole administrativa procedentes de Administraciones Públicas deberán dirigirse y gestionarse por los Sujetos especialmente autorizados a tal efecto, atendiéndolas siempre dentro de los plazos exigidos. En este sentido, resultará de especial relevancia la recepción por parte de dichos Sujetos de las visitas e inspecciones que procedan de organismos públicos o autoridades oficiales, poniendo a disposición de los sujetos inspectores la documentación, archivos o información que soliciten para el correcto desarrollo del procedimiento de inspección o investigación, ya sea judicial, administrativa, tributaria o de cualquier otra índole.
4. Relaciones con la competencia
El objetivo de AHORRAMAS es competir activamente en el mercado. La connivencia con los competidores está totalmente prohibida y puede tener graves consecuencias a tenor de la legislación vigente.
En este sentido está prohibido tratar de restringir la competencia mediante la inducción al incumplimiento de un contrato, la obtención de información confidencial, los acuerdos de fijación de precios o cualquier otra actuación ilícita.
El respeto a los competidores es una de las pautas de conducta definidas por AHORRAMAS.
TÍTULO VI. APLICACIÓN Y CUMPLIMIENTO
1. Control de aplicación del Código y Competencias
La supervisión del cumplimiento del Código corresponde al Oficial de Cumplimiento, que reportará a la Comisión de Auditoría y al Consejo de Administración de AHORRAMAS.
Los Directores de División y Departamento así como los Jefes de departamento velarán por el cumplimiento del Código en sus respectivos ámbitos.
El Oficial de Cumplimiento incluirá en su modelo de revisión los controles necesarios para comprobar que se cumple lo establecido en el Código de Conducta, hará las propuestas necesarias para su mejora, e informará periódicamente a la Comisión de Auditoría y al Consejo de Administración sobre el grado de cumplimiento e incumplimientos detectados.
El Consejo de Administración aprobará el presente Código y cualquier otro reglamento o código de conducta interno de AHORRAMAS. El Consejo de Administración recibirá periódicamente información de la sobre la aplicación del mismo.
2. Comunicación, difusión y evaluación del Código
AHORRAMAS adoptará las medidas pertinentes en orden a difundir y comunicar a todos los Sujetos al Código el contenido del presente Código de Conducta.
Corresponderá a la al Oficial de Cumplimiento poner a disposición de todos los Sujetos al Código el contenido del mismo, organizar la formación para el adecuado conocimiento de aquél, interpretar y atender en general a las consultas que se planteen, así como el resto de las funciones que en el mismo se le atribuyen.
El oficial de Cumplimiento evaluará y realizará un informe periódico sobre el grado de cumplimiento del Código, que será comunicado al Consejo de Administración de AHORRAMAS.
3. Incumplimiento del Código y Régimen disciplinario
AHORRAMAS desarrollará las medidas necesarias para la eficaz aplicación del Código.
Nadie, independientemente de su nivel o posición, está autorizado para solicitar que un sujeto al código cometa un acto ilegal, o que contravenga lo establecido en el Código.
La dirección de AHORRAMAS está comprometida con la erradicación de prácticas contrarias a las directrices del Código de Conducta.
Se insta a aquellos Sujetos al Código que conozcan de la realización de actividades contrarias al presente Código a comunicar las mismas a través del Canal de Denuncias establecido al efecto.
El incumplimiento del Código puede dar lugar a la aplicación del régimen sancionador establecido en la normativa laboral vigente o en los convenios colectivos aplicables, sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que, en su caso, pudieran ser de aplicación, pudiendo, asimismo, dar por terminada la relación laboral.
4. Irregularidades
Todos los Sujetos al Código están obligados a informar de las siguientes irregularidades:
- Incumplimientos del Código.
- Incumplimientos de las políticas y manuales de AHORRAMAS.
- Otros actos o comportamientos que pudieran representar una violación o infracción del Código de Conducta.
Tales hechos deberán denunciarse a través del Canal de Denuncias confidencial puesto a disposición de los Sujetos, procediéndose a llevar a cabo cuantas actuaciones sean necesarias para comprobar la veracidad de la denuncia Las denuncias serán tratadas directamente por el Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio de que se pueda derivar a los órganos establecidos en los casos de acoso.
AHORRAMAS considerará seriamente cualquier tipo de informe, investigándolo de manera confidencial y adoptando las medidas oportunas en caso de confirmarse. Asimismo, se valorará cualquier tipo de ayuda de los Sujetos en la identificación de presuntas infracciones, otorgando especial protección a fin de evitar posibles represalias.
AHORRAMAS preservará a todo Sujeto que presente una inquietud de forma honesta, si bien la realización de acusaciones falsas, infundadas o la ausencia de cooperación en la investigación de cualquier incumplimiento podrán constituir la violación del presente Código. Podrán ser objeto de medidas disciplinarias los Sujetos al Código que presenten informes falsos deliberadamente.
5. Actualización del Código
El Código se revisará y actualizará periódicamente, atendiendo a los informes periódicos del Oficial de Cumplimiento, así como a las sugerencias y propuestas que realicen los Sujetos al Código de AHORRAMAS.
6. Aceptación del Código
Los Sujetos al Código de AHORRAMAS aceptan expresamente el contenido íntegro del Código.
Los profesionales que, en el futuro, se incorporen o pasen a formar parte de AHORRAMAS, aceptarán expresamente el contenido íntegro del Código.
7. Aprobación del Código y entrada en vigor
El presente Código entrará en vigor una vez se apruebe por el Consejo de Administración, debiendo ser comunicado individualmente a todos los Sujetos al Código.
El Código fue aprobado en la reunión del Consejo de Administración de AHORRAMAS, celebrada el 13 de Junio de 2.017.
TÍTULO VII. ÓRGANO DE SUPERVISIÓN
En el marco del presente Código, y como órgano de control y gestión de las consultas o denuncias planteadas por los grupos de interés que rodean a AHORRAMAS, se designa un Oficial de Cumplimiento
Las reuniones del órgano de supervisión y control se celebrarán con carácter periódico de acuerdo con lo fijado en el Estatuto Interno del mismo No obstante, en tanto en cuanto se entienda que es necesaria la colaboración de los representantes de los grupos de interés de AHORRAMAS, aquéllos podrán asistir a las reuniones que se celebren con voz pero sin derecho a voto.
TÍTULO VIII. CANAL DE DENUNCIAS
AHORRAMAS pone a disposición de los Sujetos al Código un canal de comunicación por correo electrónico que permita comunicar, con carácter confidencial, dudas, sugerencias, posibles conductas irregulares o cualquier incumplimiento de las normas recogidas en el presente Código a el Oficial de Cumplimiento, que recibirá las denuncias o solicitudes, investigará las potenciales violaciones del Código y gestionará el proceso de tramitación y resolución de las cuestiones planteadas.
